Куняєте на робочих зустрічах? Шість порад, як цього уникнути

Засинаєте на робочих зустрічах? Це трапляється з найкращими з нас.

Колишні віцепрезиденти США Джо Байден і Дік Чейні; колишній спікер Палати представників Ньют Гінгріч; судді Верховного Суду Рут Бейдер Гінзбург і Кларенс Томас - усі ці відомі люди потрапляли на шпальти ЗМІ через те, що куняли під час виступів і зустрічей.

Міністр торгівлі США Вілбур Росс - один з останніх прикладів серед американських політиків, якого критикують за те, що він не в змозі боротися зі сном на зустрічах у своєму міністерстві, стверджує видання Politico.

Тож як уникнути спокуси закрити очі й задрімати під час вашої наступної робочої зустрічі - і як утримати увагу колег, якщо цю зустріч доведеться проводити вам?

1. Правильний час...

Еліз Кіт - засновниця американської компанії Lucid Meetings, що проводить тренінги щодо робочих зустрічей. Вона каже, що хоча для різних людей може бути комфорнішим різний час, дослідження показують, що певні періоди є кращими для досягнення певних цілей.

"Розмови про стан справ та речі, які потребують логічного мислення, краще вести вранці ", - говорить пані Кіт. Ранок - це найкращий час, щоб справити враження на людей - тож співбесіди чи демонстрації своїх досягнень краще проводити вранці, коли ваш розум гострий і ви сповнені ентузіазму.

"Ближче до кінця дня - гарний час для "мозкового штурму"... адже енергія, яку ви мали вранці, поступово втрачається, - говорить вона. - Люди розслабляються, а це саме те, що потрібно, коли вам потрібні цікаві ідеї".

І, звичайно, ніколи не проводьте зустрічі у "мертвий період" - одразу після обіду.

Водночас експертка з питань робочої культури Джуді Джеймс каже, що конкретний час проведення зустрічі - не головне. Набагато важливіше, щоб був чітко визначений час її завершення.

"Ми часто засинаємо на зустрічах з нудьги, а не від втоми", - каже вона.

2. ... і правильне місце

Хоча більшість робочих зустрічей проходить безпосередньо в офісі, періодичні зібрання у нетрадиційних місцях можуть допомогти підвищити креативність.

Також багато експертів кажуть про ефективність зустрічей, які учасники проводять стоячи, замість того, щоб сидіти.

Пані Кіт радить хоча б іноді збиратися за межами офісу і проводити зустрічі "на ногах" - саме такі зібрання вона вважає більш креативними.

3. Добре підготуйтеся

"Зустрічі, на яких люди засинають - зазвичай ті, на яких їм не варто було б бути взагалі... або такі, де інші їх вичитують", - каже пані Кіт.

"Чітко окресліть зміст зустрічі і результати, яких плануєте на ній досягти - це допоможе вам запросити на неї лише потрібних людей", - радить експертка.

Одне нещодавнє американське дослідження показало, що працівники в середньому вважають, що лише 33% керівників добре готуються до зустрічей. І більшість менеджерів, зауважує пані Кіт, можуть проводити 80% свого часу на зустрічах, при цьому не пройшовши жодних тренінгів щодо того, як їх треба проводити.

Створення чіткого порядку денного - загальна порада від експертів з продуктивності.

Аннетт Катіно, підприємиця у сфері охорони здоров'я, розповіла New York Times, що порядок денний є надзвичайно важливим, "адже якщо я не знаю, чому ми знаходимося на зустрічі, і ви не знаєте, для чого ми там, то для такої зустрічі взагалі немає причини".

"Одна з причин, чому люди не почнуть засинати - якщо зустріч їм цікава і має безпосереднє відношення до їхньої роботи", - додає вона.

Але якщо ви не впевнені, хто має бути присутнім? Зробіть зустріч необов'язковою - і подивіться, хто прийде на неї з власного бажання, радить пані Кіт.

*Якщо ви дочитали до цього місця -зараз слушний час, щоб встати і трохи розім'ятися.

4. Не втрачайте пильності протягом дня

Пані Джеймс рекомендує вставити з-за робочого столу кожні півгодини, щоб розім'ятися і тримати себе в тонусі протягом дня.

І хоча деякі компанії, такі як Google, виробник морозива Ben & Jerry та інтернет-магазин Zappos пропонують працівникам місця, де вони можуть подрімати посеред робочого дня, пані Джеймс застерігає, що такий сон - не завжди ефективний, оскільки через нього ви починаєте сприймати своє місце роботи як місце для сну.

5. Перекусити чи не перекусити?

Хоча пані Джеймс пропонує відмовитися від гарячих напоїв або закусок з високим вмістом вуглеводів перед зустріччю, якщо ви схильні до сонливості, пані Кіт каже, що правильні види закусок можуть стати вам у нагоді.

З одного боку, їжа допомагає тримати людей в тонусі, але окрім того у багатьох культурах вона також є символом турботи.

"Чому б не застосувати це під час ваших зустрічей? Чому б не показати людям, що про них турбуються, що їхні комфорт і добробут важливі для вас?", - радить вона.

Звичайно, варто уникати занадто хрустких закусок та їжі з сильним запахом, а також брати до уваги дієтичні обмеження колег.

5. Активна участь

Скажемо просто - ви не зможете заснути, якщо ви справді берете участь у зустрічі.

"Говоріть протягом перших трьох хвилин, - рекомендує пані Джеймс. - Це змусить інших вас почути і дозволить вам відчути себе співавтором, а не слухачем".

Пані Джеймс також радить не забувати про мову жестів: "Кивайте, дивіться людям в очі та використовуйте інші невербальні реакції на почуте".

Робити нотатки також корисно, аби ваш мозок лишався у тонусі.

"Якщо зустріч затягується, почніть робити нотатки, шукайте ключові моменти, рішення, до яких усі ніби приходять, але які ніхто чітко не формулює", - говорить пані Кіт.

"Підніміть руку, озвучте їх, переконайтеся, що їх почують. Ви можете допомогти іншим бути почутими і задавати питання", - додає вона.

Керівникам пані Джеймс радить обов'язково дотримуватися порядку денного і не відволікатись на нерелевантні питання - вона попереджає, що це змушує учасників зустрічі нудитися.

6. Займіть руки

Коли все інше не не спрацювало - займіть чимось руки.

Пані Кіт радить робити якісь дрібнички - наприклад, із кольорових дротів - може, це трохи дивно, але просто і тихо.

Малюнки на папері - ще одне популярне заняття серед тих, хто багато часу проводить на робочих зустрічах. Проте пані Джеймс каже, що це може мати зворотній ефект - зробити вас іще більш сонливим.

Натомість вона радить себе ущипнути - це допоможе прокинутись.

Але якщо ви все ж закуняли?

І пані Джеймс, і пані Кіт погоджуються, що якщо ви відчуваєте, що засинаєте - краще за все буде піти.

"Ввічливо вибачтесь, і якщо це можливо, тихо встаньте і вийдіть", - рекомендує пані Джеймс.

А якщо ж ви помітили, що очі закриваються у вашого колеги, легенько штовхніть його - але тільки якщо ви з ним дружите.

І після будь-якої такої зустрічі пані Кіт підкреслює важливість чесного зворотного зв'язку.

"Якщо ви засинаєте на зустрічі, бо вона настільки погано спланована, настільки нецікава і просто марнує ваш час, то це величезні втрачені інвестиції для вашої компанії і головна причина незацікавленості співробітників", - вважає вона.

"Саме через такі речі люди звільняються", - підсумовує експертка.

Матеріал підготувала Ріту Прасад

Хочете отримувати головне в месенджер? Підписуйтеся на наш Telegram або Viber!