Ni nadra sana kuwepo na usiri kwenye chombo cha mawasiliano

Sisi sote tunahitaji kutoa maoni juu ya majukumu yetu au ya wenzetu, lakini bado waajiri wanaweza kuyaona

Umeshawahi kuwa na siku mbaya kazini, huku unaanza kulalamika na kuwatumia wafanyakazi wenzako jumbe fupi kwenye simu na bahati mbaya kiongozi wako mkuu anaiona malalamiko yako? Ni nadra sana kuwepo na usiri kwenye chombo cha mawasiliano.

Mwezi Julai, kampuni ya Netflix iliwafukuza kazi watendaji wake watatu wa kitengo cha mauzo kwa kosa la kukosoa utendaji wa kampuni hiyo hadharani licha ya masuala hayo kuwa ni ya siri. Mtendaji mkuu wa Kampuni hiyo Ted Sarandos aliileza kupitia mtandao wa Linkedin haikuwa kazi rahisi kugundua kuwa wafanyakazi wake watakuwa wanashirikishana na watu wengine juu ya kudorora kwa kampuni hiyo. Kila ambacho kilizungumzwa kwenye kikao kilionekana kuvuja.

Wafanyakazi mara nyingi huwa wanadhani kuwa wanapowasiliana na watu wengine kuna kuwa na usiri mzito, wengi huamini kuna usiri mkubwa wapokuwa wanatuma barua pepe au hata mkutano wa video kwenye kompyuta ya kampuni bila mwajiri wao kutazama habari hiyo baadaye. Walakini, kile kinachoonekana kuwa cha faragha kwa wakati huu mara nyingi kinaweza kuwa cha umma kwa dakika chache. Ukweli ni kwamba teknolojia ipo kwa waajiri kufuatilia karibu mawasiliano yote ya mahali pa kazi na wafanyikazi wote wakati wote, hata kama kampuni hazioneshi dhamira yake ya kuchunguza wafanyakazi wake.

Kwa hivyo, kampuni zinapaswa kuchukua hatua gani - na je? wafanyakazi wanapaswa kuzingatia nini kabla ya kutuma ujumbe huo ambao haujalindwa?

Fikiri kuwa hakuna Usiri

"Wafanyakazi wanapaswa kufikiria kuwa muda wote wanapokuwa wanatumia vifaa vya mawasiliano - hasa wanapoweka machapisho yao kwenye mitandao ya kijamii na tovuti, yanaweza kufikiwa,"anasema Heather Egan Sussman wa Boston, mkuu wa kampuni ya sheria ya Orrick's Global Cyber,Privacy & Data Innovation Group.

Hili ndio jambo linalofanya kampuni nyingi kuchunguza wafanyakazi wake.Sussman anasema kuwa makampuni mengi hasa kwenye vitengo vya fedha wafanyakazi wake huwa wanachunguzwa bila ya wao kujua kwasababu wao ndio wanaofahamu mengi juu ya kuinuka na anguko la kampuni husika.Mtu yoyote ambaye anahusika na kupokea nyaraka muhimu sanasana mikataba nae pia huchunguzwa kwa usalama na uhai wa kampuni.

Kampuni huchukua hatua za haraka zaidi anasema Sussman wengi huifadhi taarifa za kimawasiliano zinazofanywa na waajiriwa wao na kisha kuzifanyia uchunguzi, hapo wataangalia ni taarifa ipi ambayo imekuwa ikigusa kwa ukaribu kampuni. Wengi hudhani hufuatiliwa kupitia barua pepe tu, lakini pia makampuni yanaweza kuangalia kupitia video kwenye Skype,Zoom au Tems.

Mitandao wezeshi kama Slack, Google Workspace na Microsoft Teams, imewekewa huduma zinazoruhusu usimamizi wa kila taarifa na kutoa ripoti hasa pale kampuni inapokuwa imeilipia kufanya hivyo. Hii inamaana kuwa hata kama ukifungua akaunti nyingine nje yake ambayo unadhani utaweza kuweka na kutuma taarifa ukidhani kuna usiri bado mawasiliano hayo yanaweza kufikiwa licha ya kwamba itawabidi waende kwa mtaalamu wa tehama au Afisa muajiri ili kuwezeshwa kukuchunguza.

Ni kwanini udaku wa kazini ni mzuri kwako?

Katika kesi nyingi zinazotokea hasa kwenye mtandao wa Slack, kampuni inaweza kupitia historia ya kile kinachofanyika na hata kupata meseji zilizofutwa. Huku kwenye upande wa barua pepe wanaweza kunakili taarifa zote ulizotumiwa na kuzituma kwao.

Brian Kropp, mkuu wa kitengo cha tafiti wa kimataifa katika kampuni ya Gartner's HR, iliyopo Washington DC, anasema muda ambao kampuni nyingi huangalia taarifa za ndani za kimawasiliano za watendaji wake ni pale tu wanapogundua kuna tatizo, wizi wa data, unyanyasaji au malalamiko mengine ambayo yanahitaji uchunguzi wa ndani.

'Wafanyakazi wanafahamu vichache'

Wakati kampuni zinaposhuku jambo lolote lililofanyika kinyume na sheria zao, kuna vizuizi vichache kuwazuia kuchunguza mawasiliano ya wafanyakazi mahali pa kazi. Ingawa sheria za Marekani na Ulaya zimeweka sheria za kulinda mawasiliano ya watu, Kropp anasema kwamba, "popote ulimwenguni, hakuna sharti la kisheria linalosema waajiri wanapaswa kukujulisha juu ya data wanayokusanya kukuhusu".

Kampuni zingine zitafanya majumuisho kwa kutumia kitabu kinachoelezea mambo ambayo muajiriwa wao anapaswa kuzingatia ambayo inasema wafanyikazi hawatakuwa na wanaruhusiwa kufanyia usiri jambo lolote. "Unaposaini kandarasi, kawaida mwajiri hakuambii," kama tunakufuatilia "," anasema Aida Ponce del Castillo, mtafiti mwandamizi anayeishi Brussels mfanyakazi katika Kitengo cha Uangalizi wa Taasisi ya Jumuiya ya Biashara ya Ulaya. "Wafanyakazi mara nyingi wanajua kidogo sana."

Kwa hivyo, unawezaje kuzungumza na wafanyakazi wenzao juu ya ugumu unaoupata ukiwa kazini. Kwa kudhani kuwa mawasiliano mengi kwenye kompyuta yako ya kazi yanaweza kufungwa na kuhifadhiwa,njia pekee ya kuwa salama na udukuzi wa mawasiliano yako, Ponce del Castillo anasema, "ni kuonana ana kwa ana au kwa simu ya kibinafsi ambayo haihusiani na kazi yako". Hata barua pepe za kibinafsi au akaunti za mitandao ya kijami zilizopo kwenye kifaa chako cha mawasiliano. Lakini ukiwa unatumia kwenye ambavyo ni vya kazini basi taarifa zako ni rahisi kufuatiliwa, anaongeza.

Katika mazingira ya kitaaluma, inaweza kuwa bora kudhani kuwa unafuatiliwa. Ikiwa unataka kuelezea malalamiko juu ya mfanyakazi mwenza au hali ya kitaalam, fikiria ikiwa malalamiko hayo ni ya kujenga na kulisadia shirika kwa ujumla.

Ikiwa ndivyo, kutumia zana za mahali pa kazi kushiriki hisia zako haipaswi kukuingiza katika maji yoyote ya moto. Ikiwa ujumbe hauwezi kuzingatiwa kuwa wa kujenga, ni bora kkufanya mambo mengine kama kukutana na mtu kwenye mgahawa wa kahawa au kuwasiliana kwenye simu yako ya kibinafsi au kwenye baa baada ya kazi.'

Hatahivyo, wataalam wanaonya kwamba mara chache kampuni hupitia mawasiliano mahali pa kazi ili tu kuona ni nani anayelalamika. Ufuatiliaji kama huo, wakati unatokea, karibu kila wakati ni kutafuta maoni ambayo yanalenga ubaguzi ambapo yanaweza kuiweka kampuni katika hatari ya madai. Ikiwa haujui sheria za kampuni ni vyema kuzifahamu ili usikumbwe na kuchukuliwa hatua baada ya kufuatiliwa.